La previsione normativa di una sede virtuale
Nel quadro della riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese, il legislatore con il comma 6 dell’art. 16, D.L. 185/08 (Decreto anticrisi) , ha anticipato un nuovo obbligo per Società, Professionisti e P.A. prevedendo che le imprese neo costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Analogamente alle imprese, anche i Professionisti iscritti in albi istituiti con legge dello Stato, hanno l’obbligo di comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il 29 novembre c.a.
PEC: cos’è
La Posta Elettronica Certificata è sostanzialmente un sistema di trasmissione telematica di comunicazioni che può sostituire una normale raccomandata A/R.
Il servizio PEC può essere offerto soltanto da soggetti dotati di autorizzazione del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), assicurando così l’avvenuta consegna del messaggio di posta elettronica mediante un canale “sicuro”.
PEC: come funziona
Il mittente ogni qualvolta invia un messaggio avvalendosi della sua casella PEC riceve dal gestore due documenti:
- il primo consistente in una ricevuta che ha lo scopo di garantire l’avvenuta spedizione del messaggio;
- il secondo che attesta l’avvenuta consegna al destinatario del messaggio inviato.
Nel caso in cui, anche il destinatario del messaggio sia in possesso di una casella PEC, le comunicazioni spedite avranno lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, con l’ulteriore possibilità di opporre ai terzi l’avvenuta consegna.
PEC: vantaggi
Tra i principali punti di forza del servizio PEC segnaliamo, oltre all’economicità e velocità del servizio:
- l’assenza fisica del destinatario non inficia la consegna del documento;
- l’opponibilità a terzi di quanto spedito a mezzo PEC si estende anche agli eventuali documenti allegati alla comunicazione.
PEC: riferimenti normativi
Per approfondimenti consultare:
- D.P.R. 68/2005;
- D. Lgs. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale):
- art. 16, commi 6 e 7, D.L. 185/2008 (Decreto anticrisi).
PEC: i Nostri servizi
La Ns. Struttura è in grado di offrire il servizio PEC gratuito per sei mesi grazie ad una convenzione che consente di ottenere la casella PEC per un periodo gratuito di 6 mesi; siamo inoltre in grado di garantire servizi innovati, quali possibilità di affidare alla Ns. Struttura la gestione e consultazione della PEC in maniera tale da consentire un utilizzo professionale di tale servizio, al fine di evitare spiacevoli inconvenienti legati alla mancata consultazione dei messaggi ricevuti.
In aggiunta al servizio PEC siamo in grado di offrire anche il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti.
Grazie infatti all’evoluzione tecnologica e normativa, la dematerializzazione dei documenti cartacei è oggi fattibile, consentendo di conservare in formato elettronico – CD, DVD. etc. – documentazione fiscale e contabile (libri bollati, registri IVA, fatture attive e passive), senza esser obbligati alla stampa degli stessi documenti. L’adozione del sistema di conservazione sostitutiva è estremamente semplice ed è sintetizzabile in due fasi:
- il cliente sottoscrive un contratto di conservazione sostitutiva con il fornitore prescelto, ad esempio Infocert, conferendo allo stesso delega allo svolgimento dell’attività;
- il fornitore del servizio acquisisce in remoto i documenti da conservare, apponendo sugli stessi la marca temporale e la firma digitale; successivamente viene attribuito un identificativo alla documentazione fornita dal cliente, al fine di consentire allo stesso di consultare la documentazione digitalizzata.
I vantaggi derivanti dalla conservazione sostitutiva sono molteplici, basti pensare all’abbattimento dei costi legati alla conservazione fisica dei documenti cartacei, alla sicurezza e all’integrità del documento digitalizzato; infine, ma non in ordine di importanza, la delega, al gestore del servizio, della responsabilità sulla conservazione della documentazione digitalizzata.
articolo a cura di
Roberto Di Carlo |
